Comunicação empresarial interna: entenda a importância

Trabalhar em grupo supõe a interação entre os membros de cada equipe, elevando a comunicação empresarial interna ao patamar de vantagem estratégica para qualquer organização. Nutrir um ambiente propício deve ser objetivo de todo gestor. 

Os espaços corporativos são formados por equipes de profissionais que se organizam em hierarquias, definidas de acordo com as missões e propostas da empresa. 

Considerando as posições mais altas ocupadas por seus fundadores, o ambiente parte da postura destes. 

Os fundadores do negócio exercem um grande impacto na empresa, especialmente em seus primeiros anos, participando ativamente de cada fase de sua construção. 

Portanto, são eles os responsáveis pela construção de uma cultura organizacional. 

As lideranças servem como um exemplo a ser seguido por todos os colaboradores do negócio, não apenas em termos do que dizem, como também do que fazem. 

Assim, a criação de uma boa comunicação interna começa pelo estabelecimento de uma cultura. 

A cultura organizacional tem impacto sobre os ciclos de trabalho adotados, a quantidade e integração de tecnologias empregadas, os estilos de liderança e formação de grupos, a maneira como se mede desempenho e produtividade, entre outros. 

Esses fatores moldam um dos principais stakeholders, termo usado para o conjunto de entes interessados nas atividades de uma empresa específica. 

O comportamento e visão dos colaboradores influenciam o relacionamento com o meio externo.

O meio externo é composto por consumidores, parceiros e investidores. Uma empresa de higienização de estofados que investe na comunicação interna desenvolve bons relacionamentos internos que reverberam naqueles que são externos.

O que é comunicação?

A comunicação é abordada no contexto empresarial como um conjunto de técnicas que assegurem a clareza no compartilhamento de informações, no monitoramento de processos e no engajamento de profissionais em atividades internas. 

Os principais problemas abordados pela comunicação empresarial interna são os ruídos e filtros na mensagem. 

Os meios de comunicação empregados nos espaços organizacionais são variados, utilizados em conjunto e mais extensos conforme o tamanho da empresa: 

• E-mails e mensagens em plataformas digitais; 

• Fala direta entre membros de equipe e líderes; 

• Apostilas e cursos de treinamento; 

• Palestras e congressos; 

• Reuniões periódicas.

Em cada uma destas, que podem ser usadas em uma fornecedora de limpeza de couro sintético, o objetivo é ajustar ciclos de trabalho, fornecer dados necessários para a execução de uma tarefa, oferecer ajuda em cenários de incerteza. 

Em meio a todas essas formas de comunicação interna, os problemas de ordem mais objetiva e sistemática são os ruídos, divididos em três grandes categorias. Seu foco de atuação está no emissor da mensagem, buscando melhorar: 

Ruídos físicos

Os ruídos físicos estão ligados ao barulho em um ambiente organizacional. 

Este barulho pode ser causado por sirenes, alarmes, trânsito externo, vozes, entre outros. Um espaço barulhento cria resistência à comunicação interna. 

Como solucionar?

Estabeleça campanhas, reveja a cultura organizacional e, se possível, instale estruturas de isolamento sonoro no mobiliário para escritório, um fator especialmente importante em indústrias e prédios localizados em regiões de intenso tráfego.

Ruídos fisiológicos

Os ruídos fisiológicos são motivados por problemas de saúde ou limitações nos sentidos do emissor ou receptor da mensagem. 

Aspectos ambientais como fome, estresse e cansaço também se caracterizam como fontes de ruído fisiológico. 

Como solucionar?

Melhore o conforto dos espaços de trabalho, encontre possíveis focos de estresse, como conflitos no relacionamento corporativo, carga de trabalho excessiva, entre outros. 

Empregue a tecnologia para suplantar barreiras auditivas ou visuais. 

Ruídos psicológicos

No campo dos problemas de ordem interna e relacional, entram os ruídos psicológicos e semânticos, influenciados pelos filtros de comunicação, que são: 

• Percepção seletiva e desvios de interpretação derivados desta; 

• Excesso de informação e consequente dificuldade de assimilação; 

• Linguagem, regionalismos e coloquialismos, bem como fala rebuscada; 

• Estresse psicológico. 

Para solucionar problemas que atrapalham a comunicação interna, é importante observar a raiz do problema. 

No caso de filtros causados por ruídos psicológicos, criar confraternizações como cesta de natal para empresas pode ajudar. 

A importância da cultura 

A cultura organizacional exerce grande impacto sobre a qualidade da comunicação. 

A partir dela se estabelece a transparência, o diálogo, o pensamento crítico em relação a si mesmos e seu trabalho, junto com a redução de burocracias.

Por que investir em comunicação interna?

A comunicação interna nos ambientes organizacionais têm impacto não apenas no relacionamento entre líderes e subordinados, como também na interação entre departamentos, para fins de compartilhar informações. 

O acesso e a capacidade de extrair reflexões e oportunidades dos dados colhidos é um fator de extrema importância para o mercado contemporâneo. 

Marcado pelo consumidor e empresa global, o comércio exige um profundo conhecimento e visão de longo prazo. 

Por essa razão, mais empresas investem em uma cultura de dados como modo de melhorar a produtividade e o aproveitamento do corpo de funcionários e das tecnologias usadas. Implementar tal visão, entretanto, exige uma boa comunicação interna. 

A abordagem desse aspecto se inicia com diagnósticos térmicos sobre o que acontece. 

As principais barreiras na comunicação são definidas em duas categorias: os filtros e ruídos, onde o primeiro é de caráter intuitivo e o último, de sistema.

Uma equipe de gestão de pessoas, por exemplo, que deseja aplicar o crachá de empresa como meio de identificação e coleta de informações para o banco de dados do negócio, precisa comunicar as novas medidas de modo a ser inteligível para todos. 

A ênfase na precisão da comunicação é sistemática, voltada para reduzir a incidência de ruídos na mensagem, sendo estes físicos, fisiológicos e semânticos. 

Por outro lado, os filtros dizem respeito à interpretação da mensagem, a aspectos psicológicos. 

Entender que o ambiente organizacional é composto por indivíduos, com suas complexidades e necessidades distintas, permite ao gestor visualizar a importância da comunicação interna para manutenção da harmonia, com impactos sobre: 

Integração tecnológica

A integração tecnológica é a inserção de múltiplos canais de contato com o cliente, organização dos ciclos de tarefas e monitoramento das atividades em um espaço corporativo, seguido pela sincronização entre todas essas ferramentas. 

Sistemas tecnológicos integrados são mais facilmente implementados e mantidos em um contexto de comunicação interna saudável. 

A passagem de informações sobre os usos e empregos corretos das ferramentas são o exemplo mais evidente dessa afirmação. 

Uma empresa de revestimento de parede para quarto pode investir em um sistema que reúne informações cruzadas dos setores de produção e atendimento, de modo a auxiliar no diagnóstico da compatibilidade entre necessidades do consumo e projetos da empresa. 

Esse processo pode ser seriamente comprometido se não há uma comunicação interna que estimule a documentação de cada detalhe dos processos diários, como a criação de pequenos relatórios de desenvolvimento. 

Treinamento profissional 

Administrado pelos departamentos de gestão de pessoas, o treinamento profissional constrói habilidades técnicas ao profissional recém contratado, além de melhorar qualidades já existentes e integrá-lo ao estilo de trabalho adotado pela empresa. 

Considerando todos esses pontos, fica claro que o treinamento profissional é um trabalho de comunicação interna. 

Por meio dela, os valores da empresa são passados e assimilados, as funções são melhor compreendidas e determinadas virtudes são nutridas. 

O treinamento profissional organizado pela gestão de pessoas de uma indústria de piso amadeirado é uma atividade que envolve o entendimento do funcionário como um ser completo, onde fatores pessoais e ambientais geram impacto sobre seu aprendizado. 

Portanto, a comunicação interna busca adaptar os múltiplos meios de compartilhamento de informações, de acordo com as características que moldam o receptor de sua mensagem. 

O treinamento também adapta o profissional ao estilo empregado pelo emissor.

Harmonia entre visão interna e externa

Uma das raízes para a baixa satisfação do cliente e os problemas com reputação do negócio, para muitas empresas, pode ser traçada em uma desordem entre a visão daqueles que estão dentro do negócio e a visão daqueles que enxergam do lado de fora. 

É válido mencionar que o colaborador é também um embaixador da marca, e por isso, deve ser alvo do mesmo cuidado destinado aos consumidores, por parte da gestão. 

Isso significa desenvolver métricas e estratégias que melhorem o convívio interno. 

A qualidade dos ambientes corporativos, em comércios e indústrias de bateria 60 HP, é medida pela delegação de tarefas, disposição de lideranças, oportunidades de crescimento, contato com experiências enriquecedoras e relações entre colegas de trabalho. 

Cuidar de um ambiente organizacional saudável é papel da comunicação interna, uma medida que atua diretamente sobre a motivação do profissional, melhorando o aproveitamento de suas tarefas diárias. 

Além de atuar sobre a reputação, a harmonia entre visão interna e externa opera sobre a retenção de talentos, atração de investidores, qualificação dos trabalhadores e estabilidade financeira, tornando-a mais resistente a crises e transformações de mercado. 

Benefícios de uma boa comunicação interna

Uma comunicação interna de qualidade gera efeitos que se manifestam em todas as áreas do negócio. 

Uma vez estabelecida, torna-se um facilitador, um elemento que poupa esforço e recursos tangíveis, visualizados em demonstrativos contábeis e intangíveis. 

Entre os recursos intangíveis, é válido mencionar a menor incidência de conflitos entre colegas de trabalho e a menor distorção da informação partida de níveis hierárquicos mais altos para níveis mais baixos.

Conclusão

Resumindo, a comunicação empresarial interna é uma das principais preocupações do gestor.

Visto que sua posição é diplomática, sendo um solucionador de conflitos e bússola para os demais membros das equipes que formam o corpo de colaboradores. 

Tal posição de destaque é justificada por seu papel no desenvolvimento da empresa, com impacto sobre cada atividade, plano de ações e metas a serem perseguidas pelo empreendimento, como pontes que unem todas as partes de uma engrenagem. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.